Posted 14 dec 2017 in Informatie Hulpteugel and 0 comment

Algemene beschrijving Hulpteugel

Hulpteugel Vrijwilligersrooster.

Het systeem is ontwikkeld i.s.m. HSF De Morraruters, daar is het nu ruim een jaar in gebruik. Het systeem is globaal van opzet en kan in principe voor ieder soort vereniging worden gebruikt.

(klik op de afbeelding voor grotere weergave)

collage-2017-11-17.png

Het systeem werkt via een website. De website bestaat uit 2 gedeelten: een deel voor de vrijwilligers (leden) en een deel voor de beheerders. Er kunnen meerdere beheerders toegewezen worden. De beheerders kunnen verschillende delen toegewezen krijgen waar zij kunnen wijzigen.

De leden kunnen door in te loggen op deze website kijken wanneer ze ingedeeld zijn.

Ze kunnen aangeven welke taken zij uit willen voeren op de activiteiten (wedstrijden). Ze kunnen ook opgeven wanneer zij verhinderd zijn en dus niet beschikbaar zijn. Voor het geval men ingedeeld is, maar onverhoopt verhinderd is, is voorzien van een ruilsysteem. Indien vrijgegeven door de beheerder, kan een lid zich zelf indelen voor openstaande taken.

De leden worden dmv e-mail notificatie op de hoogte gehouden over nieuwe of gewijzigde indelingen. Er volgt een (e-mail) reminder enige tijd voordat het lid is ingedeeld.

(klik op de afbeelding voor grotere weergave)

collage-2017-11-17.png

De beheerders loggen op dezelfde website in en kunnen de roosters aanpassen. Ze kunnen de roosters maken en de leden indelen. Ze krijgen een e-mail notificatie als ingeplande leden niet reageren op de notificatie e-mails.

Voor het snel maken van roosters kan gebruik worden gemaakt van templates. Dit voorkomt ook dat taken worden vergeten op te nemen in de roosters.

De gemaakte roosters kunnen worden geëxporteerd naar Excel formaat, bijvoorbeeld voor verdere verwerking of voor het afdrukken van de roosters.

De verdeling van het vrijwilligerswerk geschiedt d.m.v. een puntensysteem. Iedere lid dient per periode (per jaar, instelbaar) een bepaald aantal punten te behalen. Er kunnen punten worden behaald door het uitvoeren van een vrijwilligerstaak. De beheerders kunnen eventueel bonus- of strafpunten toekennen