Als het een contract is, hoe lang loopt deze dan minimaal?
De minimale looptijd is 1 jaar, maar de eerste 3 maanden kun je het gratis gebruiken.
Naar boven

Als je als vereniging niet met punten wil werken is dat dan ook mogelijk? Bijv. door het aantal te behalen punten op 0 te zetten?
Ja, het is mogelijk om zonder punten te gaan werken. Er is nog een vereniging die dat zo doet. Wat je doet is je stelt het aantal te verdienen punten voor iedere taak op 0.
Je hoeft dan ook geen aantal te behalen punten in te stellen per periode (mag wel). De vrijwilliger verdient dan geen punten met het uitvoeren van de taak, en zal dus ook nooit het aantal te behalen punten voor die periode bereiken.
Naar boven

bij ons moeten de leden zich zelf inschrijven op een dienst en maken wij vooraf geen rooster. Maar wanneer ik de dienst online zet, kan ik via mijn test account niet inschrijven.
Je hebt geen voorkeurstaken ingesteld voor je test account. Als je als voorkeurtaak een taak uit het rooster kiest, kun je jezelf voor die taak indelen. Dit kun je als beheerder doen, via vrijwilligersrooster, dan leden (helemaal rechts) en dan bij het lid op het "briefje" klikken (2e icoon van links) als je met de muis boven de icoontjes gaat "hangen" , kun je zien wat ze betekenen. Als beheerder kun je zowel gewone (linker deel) als beheerderstaken (rechter deel) invullen. Je kunt hetzelfde scherm bereiken als je als beheerder een persoon wilt gaan indelen in een lege plek op het rooster. Dan wordt er ook met een letter aangegeven waarom je een vrijwilliger niet kunt indelen (Zie afbeelding). Je kunt echter ook als je testpersoon gaan inloggen, en dan onder vrijwilligerswerk --> taken je voorkeurstaken zelf gaan invullen. Hier kun je alleen de linker kant invullen (gewone taken, geen beheerderstaken)
Naar boven

De app voor de vrijwilligers is deze kostenloos te downloaden?
Ja, de app is gratis te downloaden. Als de vereniging echter geen account heeft, dan is de app onbruikbaar.
Naar boven

Het ledenbestand kan ook door beheerders zelf worden geimporteerd/erin gezet worden? Of moet dat door de beheerder van het programma zelf gedaan worden?
De beheerder(s) kunnen zelf leden toevoegen, verwijderen of aanpassen.
Als je het ledenbestand wilt toevoegen, dan is dat handmatig 1 voor 1 toevoegen.
Minimaal is nodig een gebruikersnaam, volledige naam, email adres en een wachtwoord. Voor het genereren van een wachtwoord is er een knop beschikbaar, die dat in 1 keer invult.
De gebruikersnaam wordt meestal samengesteld als voornaam_achternaam, waarbij de "van der" en "op de" etc. wat ingekort wordt.
Als je weinig leden hebt, kan ook alleen de voornaam, maar de gebruikersnaam moet wel uniek zijn. Vaak loopt je dan bij de populaire voornamen spaak, dan moet er weer een nummer achter, bijv. anna01, anna02 etc.

Importeren van de hele lijst in 1 keer kan alleen door mij worden gedaan.
Naar boven

Het lukt ons niet om een template zichtbaar te krijgen in activiteit.
Ga naar de activiteiten.

Zoek een activiteit waar nog geen taken in staan.
Ga van die activiteit naar planning.

Daar zie je een knop "Maak lege planning"

Klik daar op en het rooster wordt gemaakt volgens de gekozen template.

MAAR: deze knop is niet zichtbaar als er al taken in het rooster staan!
Daarom altijd een template toepassen op een leeg rooster.

Om van een bestaande activiteit alle taken te wissen:

Ga naar die activiteit die status concept heeft en dan naar planning.

NU is er een knop "Planning leegmaken" Klik hier op en alle taken verdwijnen uit het rooster.

Dit laatste kan alleen maar met een activiteit die de status "concept" heeft (dus geel is)

Een rooster wat eenmaal online is geweest, kan niet meer op deze manier leeg worden gemaakt.
Dus daar kun je dan ook niet meer een template toepassen.
Naar boven

het lukte mij niet om, als beheerder, vrijwilligers zelf in te delen op taken. Hoe kan dat? Ging ook wel om leden die nog niet voor de 1e keer ingelogd hadden.
In dit geval gebruikte de vereniging het puntensysteem niet. Het aantal te behalen punten voor de periode stond op 0. Er waren echter een aantal taken in het rooster aanwezig waar het aantal te verdienen punten niet nul waren. Deze zijn dan niet in te roosteren omdat je dan het aantal te behalen punten van de periode gaat overschrijden.
Naar boven

Hoe kan ik de demo testen?
Er is een online demo beschikbaar op www.demo.hulppteugel.nl.
Er kan op verzoek een gepersonaliseerde demo worden ingericht voor uw vereniging.
Naar boven

Hoe kan ik een beheerder wijzigen in een gewoon lid?
Ga naar beheerderpaneel --> gebruikers beheer --> beheerders.
Zoek het lid op en klik op de link "verwijderen" achter de naam.

Je verwijderd dan niet het lid, maar maakt deze van beheerder weer gewoon lid.
Naar boven

Hoe kan ik een gewoon lid beheerder maken?
Ga naar beheerderdpaneel --> gebruikers beheer --> beheerders.
Geef in het zoekveld de beginletter (s) in van de gebruikers naam die beheerder moet worden en klik op zoek. Selecteer vervolgens het lid en klik op beheerder toevoegen.
Let op als je NIET het vinkje "alle rechten toewijzen" aanvinkt, dan moet je na het toevoegen de beheerder nog op de link "wijzigen" achter de naam klikken om rechten toe te kennen.
Minimaal is nodig vrijwilligers rooster, deze staat helemaal onderaan bij infusie beheer en de vinkjes leden en gebruikersgroepen, deze staan wat hoger onder leden beheer.

Ieder icoontje uit het beheerderdpaneel heeft een eigen vinkje in dit scherm.

Nieuwe beheerders moeten nog wel een beheerders wachtwoord aanmaken, als zij echter inloggen op jullie systeem kunnen ze vanuit hoofdscherm en dan downloads een beschrijving downloaden hoe dat moet.
Naar boven

Hoe staat het met de privacy van de leden?
De site werkt met een beveiligde verbinding en de vrijwilligers loggen in met een gebruikersnaam (geen email) en wachtwoord. Hiervoor zijn ze natuurlijk zelf verantwoordelijk. Beheerders hebben nog een extra wachtwoord, een beheerderswachtwoord ter verhoging van de veiligheid (deze hebben dus twee wachtwoorden, en 1 gebruikersnaam) Wachtwoorden worden onomkeerbaar versleuteld opgeslagen. Bij verlies van een wachtwoord kan NIET worden uitgelezen wat het wachtwoord is geweest. Instellen van een nieuw wachtwoord is het enige wat dan nog rest.

Het hangt er ook vanaf welke gegevens je wilt opslaan van de vrijwilligers. Om met het systeem te kunnen werken is minimaal een naam en een email adres van de vrijwilliger nodig. Meer mag, maar dat hoeft niet. Je kunt besluiten om bijvoorbeeld ook het telefoonnummer, of het woon adres op te gaan slaan. Dit kan handig zijn als je contact met een vrijwilliger wilt hebben.

Email adressen zijn afgeschermd voor de leden.
Naar boven

Hoe voeg je leden toe? Of moeten ze zelf een account aanmaken?
Je kunt leden als beheerder toevoegen, of je kunt het systeem zo inrichten dat de leden zichzelf kunnen inschrijven.
Naar boven

Iemand heeft zich ingeschreven als schrijver in de ochtend maar zij zou ook in de middag kunnen als er iemand is die juist alleen in de ochtend kan. Hoe kan ze dat aangeven?
De beheerder kan haar ook nog in een middagdienst indelen, of zijn kan zichzelf nog indelen in de middag.

Zij kan dat niet specifiek aangeven, maar zij kan wel een opmerking plaatsen als zij inlogt op de website en dan bij Vrijwilligerswerk--> Taken, onderaan de pagina is een tekstvak "Speciale wensen" Daar kan zij een vrije tekst invullen.
De beheerder kan het zien dat zij daar iets ingevuld heeft. Als deze een vrijwilliger in een rooster gaat indelen, en dan in de lijst met vrijwilligers, dan komt er een rood kruisje achter de naam te staan. Ga je daar met de muis "boven hangen" dan wordt er getoond wat de vrijwilliger daar ingevuld heeft.
Naar boven

Ik ben er nu aan toe gekomen om de leden in te voeren maar wil eigenlijk nog niet dat ze allemaal daarvan bericht krijgen totdat ik alles voor mezelf op orde heb. Kan dat ook?
Om het mailen uit te schakelen, log je in op de site en ga je naar beheerder paneel --> instellingen beheer --> Diverse.

Je ziet nu een scherm met instellingen voor de mail
Het eenvoudigste is om de instelling voor SMTP-host even aan te passen, zodat deze fout is en er geen mail verstuurd kan worden.
Verander deze tijdelijk even in mail.smtp2go.cox o.i.d.

Niet vergeten te klikken op "Instellingen opslaan" onder aan de pagina!

Nu kan het systeem geen enkele mail meer versturen, kan wel zijn dat het hier een daar een beetje trager gaat reageren, omdat er wel geprobeerd word een mail te versturen.
Naar boven

ik heb een activiteit aangemaakt, nu kan ik via taken toevoegen niet voor een dag kiezen. In de activiteit heb ik de datum wel ingevuld. Hoe kan ik bij het aanmaken van taken nu kiezen voor een dag?
Bij de taken zie je staan Start: dagen-Uren:min. Als je een activiteit maakt met als datum 26 en 27 september, dan moet je zo denken, dat die activiteit begint op 26 september, om 00:00, en eindig op 27 september om 23:59. De tijd bij de taak is gerekend vanaf de start van de activiteit. Als je dus een taak hebt die om 10:00, begint, dan is dat op de 26e. Wil je op de 27e om 10 uur, dan is het 1 dag en 10 uur en 0 minuten invullen. Dus 1 dag, en 10 uren na de start. Meestal is het echter handiger om 1 activiteit per dag te doen. Voor je clubkampioenschappen maak je dan 2 activiteiten aan, 1 op de 26e en 1 op de 27e. Dit is zoals de meeste verenigingen het doen.
Naar boven

Is het mogelijk om meer beheerders te hebben?
Ja je kunt meerdere beheerders toevoegen. Een beheerder voeg je eerst toe als lid, en daarna maak je deze beheerder.
Naar boven

Kun je als beheerder ook nog de planning wijzigen? Stel iemand heeft zich ingeschreven op een taak die toch niet helemaal bij die persoon past? Of wanneer iemand zich bijvoorbeeld dubbel heeft ingedee
Ja, je kunt als beheerder ook iemand van de planning af halen. Daarvoor moet je in het rooster de indeling van die persoon opzoeken, en daarna op de meest linker link "Verwijderen" klikken. Dit is dus de link direct rechts naast de naam van de vrijwilliger.
Je moet hiervoor wel eerst het rooster off-line zetten.
Naar boven

Kun ook je leden en/of vrijwilligers vooraf een mail sturen vanuit het systeem dat de blanco schema’s beschikbaar zijn om je in te schrijven?
Ja, er is een mailing systeem aanwezig, waarmee je enkele of alle vrijwilligers een mail kunt sturen. Dit bevindt zich ln het blokje linksboven met de titel "WEBinsta eXtended Maling Manager" Klik daar op de link "versturen"
Naar boven

Kunnen leden die al op definitief gezet zijn hun taak nog omwisselen?
Ja leden die hun indeling al hebben bevestigd kunnen zelf een ruilverzoek indienen. De beheerders kunnen ten alle tijde de indeling van een vrijwilliger aanpassen of verwijderen. Ook als de vrijwilliger dit al heeft bevestigd.
Naar boven

Kunnen wij als vereniging zelfstandig leden toevoegen aan het programma?
Ja er is een leden beheer module aanwezig waarmee de beheerders zelf leden kunnen toevoegen, wijzigen of verwijderen.
Naar boven

Kunt u mij nader toelichten wat het verschil is van een super beheerder en een gewone beheerder?
Het verschil tussen een superbeheerder en een gewone beheerder is dat een superbeheerder alle rechten heeft en bij een gewone beheerder kan worden ingesteld welke rechten deze heeft.

Voor het gebruik van het Hulpteugel systeem zijn niet alle rechten nodig om het systeem te kunnen gebruiken.
De superbeheerder heeft ook rechten op delen die niet direct voor het functioneren van het systeem noodzakelijk zijn, zoals bijvoorbeeld systeem instellingen etc.
Bovendien is de status van de superbeheerder beter beschermd, een superbeheerder kan niet het profiel aanpassen van een andere superbeheerder.
Naar boven

Nu kan ik ze echter nog niet inplannen of ik begrijp niet hoe ze in te plannen. Nu heb ik bijv. .... als secretariaat, maar ik kan haar niet inplannen.
Er wordt bij iedereen een letter "P" aangegeven. Als je daar boven gaat hangen met de muis, dan geeft het aan dat het aantal Punten reeds is behaald.
Kijk ik bij je periode, dan zie ik dat het aantal te behalen punten voor de periode 0 is, terwijl de taak 10 punten oplevert.

Als je het aantal punten verhoogd in de periode, dan moet het wel lukken.

Overigens: Als de vrijwilliger zich zelf indeelt is er geen controle of het aantal punten in de periode al behaald is. De vrijwilliger mag zelf altijd meer doen dan nodig.
Naar boven

Wat bedragen de kosten van het Hulpteugel systeem?
Voor de kosten kunt u HIER een kijkje nemen op onderstaand adres
Naar boven

Wat betekenen de flikkerende sterretjes?
Flikkerende sterretjes betekend dat de vrijwilliger deze taak nog niet heeft bevestigd. Het is extra info voor de beheerder. Als je wilt kun je deze uitzetten door in als beheerder --> Vrijwilligers rooster --> Instellingen
Naar boven

Wat betekenen de verschillende gekleurde kolommen: wit – groen – geel – paars?
D.m.v. een kleurcodering is de status van de inplanning zichtbaar:
Rood: Geen vrijwilliger ingepland.
Wit: Vrijwilliger ingepland, maar nog niet bevestigd.
Groen: Vrijwilliger heeft bevestigd dat deze de inplanning heeft gezien.
Geel: Vrijwilliger heeft een ruilverzoek ingediend voor de inplanning.
Paars: Vrijwilliger is niet komen opdagen bij het uitvoeren van de taak.
Naar boven

Wat kun je doen met <-- >-- , enz?
De <- -> etc werkt als volgt:
Je moet het streepje zien als de tijdlijn van de taak in rooster. Met <--, kun je de starttijd van een taak vervroegen, de eindtijd blijft staan. Als je meerdere dezelfde taken op dezelfde starttijd hebt, bijvoorbeeld 4 parcourshulpen, allemaal van 9:00 tot 12:00, en je klikt bij 1 van hen 1 keer op de <--, dan word deze ALLE 4 ingedeeld van 8:45 tot 12:00.
>-- is starttijd later, --< is eindtijd eerder, --> is eindtijd later. De mate van verschuiving kun je wederom instellen bij het instellingen scherm, default is 15 minuten.
De andere twee >==> en <==< betekend complete rooster later cq. eerder laten beginnen, dus start EN eindtijden van alle taken veranderen. Default is hier 60 minuten, wederom instelbaar via instellingen.
Naar boven

We hebben we een activiteit gehad en zien dat de punten er niet bijgeteld worden.
De activiteit was ondergebracht onder een periode. Bij de periode instellingen was een andere periode als "actief" ingesteld. M.b.v de dropdownbox kan alsnog de periode gekozen worden waar de punten in behaald zijn. Of we stellen de gebruikte periode als "actief" in.
Naar boven

Wij hebben een activiteit online staan met rooster tijden maar het inplannen op tijdstip lijkt niet te lukken.
Jullie hebben roosters gemaakt met een taak

Als je een vrijwilliger in wilt delen en het lukt niet, dan staat er een letter achter de naam, die aangeeft waarom het niet lukt. Deze letters kunnen zijn:

P = Punten
T = Taken
L = Leeftijd
A = Afwezig

Door met de muis boven de letter te gaan "hangen" komt er in beeld wat elke letter betekend.

Bij jullie staat er een T, wat betekend dat de vrijwilliger de taak in het rooster niet heeft gekozen. De vrijwilliger kan in jullie geval deze taak niet zelf kiezen, omdat deze als beheertaak is ingesteld. De beheerder zal deze taak aan de vrijwilliger moeten toekennen.

Ga daarvoor on het beheerderspaneel van het vrijwilligerssysteem naar het laatste tabblad "Leden".
Je ziet nu alle leden, met een aantal icoontjes achter de naam. Ook bij deze icoontjes kun je met de muis boven gaan "hangen" om te zien wat ze betekenen. Het tweede icoontje ("briefje") is het icoontje wat je moet aanklikken om de taken van de vrijwilliger in te kunnen stellen. Je moet (kunt) de taak alleen maar in het rechter deel invullen, omdat het een beheerderstaak is (bij de taak zelf staat beheerder op "Ja")
Naar boven

Wij hebben geen “punten” maar een verplicht aantal keer wat geholpen moet worden ( dit varieert per soort lid) kan dit ook aangegeven worden?
Punten of aantal keren maakt m.i. niet zoveel verschil. je kunt het
aantal te behalen punten in een periode instellen, en ook het aantal te
verdienen punten per uitgevoerde taak (per taak verschillend). Meestal
doet men dan 10 punten verdienen per taak, en bijv 40 punten behalen in
een periode (dus 4 keer vrijwilligen). Je kunt het natuurlijk ook zo
instellen, dat je 1 punt verdient per taak en 4 punten moet verdienen in
een periode, is ook 4 keer vrijwilligen.
Verschillende aantallen te behalen punten (of aantal keren vrijwilligen)
gaat nu zo: Iedereen moet hetzelfde aantal punten behalen, maar je kunt
vrijwilligers bonuspunten toekennen. Deze bonuspunten kunnen zowel
positief of negatief zijn. Je stelt bijvoorbeeld in te behalen punten in
de periode is 4 (dit geldt dan voor iedereen) Mensen die minder hoeven
te doen, geef je dan bijvoorbeeld 2 bonuspunten, dan hoeven deze nog
maar 2 keer te vrijwilligen.
Naar boven

Wij zouden graag gaan proefdraaien met jullie programma. Hoe kunnen wij dit opstarten?
Je kunt een systeem aanvragen door een mail te sturen. Vermeld in deze mail:
- De naam van de vereniging.
- De website van de vereniging.
- De volledige naam van het persoon die superbeheerder gaat worden.
- Het email adres van de persoon die superbeheerder gaat worden.
- Het email adres waar de mail vanuit het systeem naartoe doorgestuurd moet worden.
- Als er meerdere (super) beheerder moeten komen, dan van deze personen volledige naam en email adres
Naar boven

Zijn er kosten verbonden aan de apps?
De apps zelf zijn gratis, maar als de vereniging geen account heeft, zijn ze onbruikbaar.
Naar boven